Adatfeldolgozási feltételek

Felek és szerepek

E feltételek az AITelo ÁSZF részét képezik azoknál a műveleteknél, amelyek célját és eszközeinek lényegét a megrendelő határozza meg: ilyen lehet a saját hívott és hívó felek, érdeklődők és integrációs kapcsolatok adatkezelése. Ilyenkor a megrendelő adatkezelő, Dobó Imre e.v. az AITelo működtetőjeként adatfeldolgozó. Az AITelo saját fiók-, biztonsági és számlázási céljainál önálló adatkezelő. Kizárólag személyes vagy háztartási célú használatnál a szerepeket külön kell megítélni; az AITelo saját GDPR-kötelezettségei fennmaradnak.

A feldolgozás tárgya és időtartama

Tárgy: Telefonos AI-ügynök, tudásbázis, chat, leirat, lead, foglalás, kampány, tool és integráció működtetése
Időtartam: Az előfizetési szerződés fennállása és a megszűnés utáni törlési/átadási időszak
Műveletek: Fogadás, rögzítés, rendszerezés, tárolás, lekérdezés, továbbítás, összevetés, korlátozás és törlés
Érintettek: Hívók, hívott személyek, érdeklődők, ügyfelek, kapcsolattartók, munkatársak és chatfelhasználók
Adatkategóriák: Azonosító és kapcsolati adatok, kommunikáció tartalma, leirat, foglalási és leadadat, technikai metaadat és tool-eredmény

Dokumentált utasítás és jogszerűség

Az adatfeldolgozó kizárólag az előfizetési szerződés, az adminfelületen beállított és auditált konfiguráció, valamint az előfizető további írásos utasítása alapján kezel adatot. Ha egy utasítás megítélése szerint sérti az adatvédelmi jogot, erről haladéktalanul tájékoztatja az előfizetőt és a végrehajtást a tisztázásig felfüggesztheti.

Az előfizető felel a jogalapért, az érintetti tájékoztatásért, a kimenő hívási listák jogszerűségéért, a megőrzési időkért, a toolokba és integrációkba küldött adatokért, valamint azért, hogy az AI-folyamat ne hozzon tiltott vagy emberi felülvizsgálatot igénylő döntést.

Az adatfeldolgozó kötelezettségei

Bizalmasan kezeli az adatokat, és csak titoktartásra kötelezett személynek ad hozzáférést.
Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket tart fenn, beleértve a titkosítást, tenant-izolációt, hozzáférés-kezelést, naplózást és mentést.
Ésszerű segítséget nyújt az érintetti kérelmek, adatvédelmi hatásvizsgálat, hatósági konzultáció és megfelelőség igazolásához.
Személyes adatot saját marketingre, modelltréningre vagy az előfizető utasításával össze nem egyeztethető célra nem használ.
A GDPR 28. cikke szerint szükséges információt rendelkezésre bocsátja, és ésszerű előzetes egyeztetéssel, arányos biztonsági és titoktartási feltételek mellett lehetővé teszi az ellenőrzést. Jogszabály vagy incidens miatt szükséges további vizsgálatot nem zár ki éves darabszámkorlát.

Alfeldolgozók

Az előfizető általános felhatalmazást ad az alábbi kategóriák és az aktivált funkciók szerinti szolgáltatók igénybevételére. A név szerinti, verziózott központi jegyzék a fióktulajdonos és az adminisztrátor számára bejelentkezés után elérhető. Az adatfeldolgozó az alfeldolgozóra – ahol a szolgáltató ezt szerződésben vállalja – legalább azonos adatvédelmi kötelezettséget hárít, és annak teljesítéséért felel. Ahol a szolgáltató csak általános feltételeket kínál (jelenleg az Ollama, Inc.), a jegyzék a szolgáltató saját, nyilvános vállalásait közli.

Infrastruktúra, mentés és domainüzemeltetés.
Valós idejű AI, beszédfelismerés, leirat és engedélyezett szöveges AI-feladatok.
Telefonhálózat és híváskapcsolás.
Tranzakciós e-mail és aktivált online fizetés.
Az előfizető által kezdeményezett foglalási és egyéb integrációk.

Fiókhoz kötött adatfeldolgozói jegyzék

Új alfeldolgozó bevonásáról vagy cseréjéről a jegyzék új változatát legalább 14 nappal a hatálybalépés előtt e-mailben megküldjük minden aktív munkatér tulajdonosának és adminjának; ez idő alatt az előfizető tiltakozhat (info@ai-smart.hu). Megalapozott adatvédelmi kifogás esetén a felek alternatívát keresnek; ha ez nem lehetséges, az érintett funkció vagy a szerződés megszüntethető. A jegyzék szolgáltatónként tartalmazza a tevékenységet, az adatkezelés helyét, az adattovábbítási garanciát és a szolgáltató adatvédelmi oldalát.

Nemzetközi adattovábbítás

EGT-n kívüli feldolgozásnál az alfeldolgozói jegyzékben szolgáltatónként feltüntetett mechanizmus érvényes. Az OpenAI Ireland Ltd. az EGT-adatokat EU általános szerződési feltételek vagy megfelelőségi határozat alapján adja tovább; a Telnyx LLC és az ElevenLabs EU általános szerződési feltételek és az EU–USA adatvédelmi keret alapján jár el (a saját adatfeldolgozási kiegészítésük szerint). Az Ollama, Inc. (USA) – a szöveges AI-feladatoknál – továbbítási mechanizmust nem nevez meg, és vele külön adatfeldolgozási szerződés nincs; saját vállalása szerint a felhős modellnél a kérést és a választ csak a teljesítés idejére, átmenetileg dolgozza fel, nem tárolja tovább, és nem tanít rajta; harmadik fél inferencia-szolgáltatót is igénybe vehet. Az előfizető kérésére az alkalmazott garanciák lényegi leírása rendelkezésre áll.

Adatvédelmi incidens

Az adatfeldolgozó az előfizetőt indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint az észleléstől számított 48 órán belül értesíti az előfizetői adatokat érintő incidensről. Az értesítés tartalmazza az ismert eseményt, érintett adatokat és személyeket, várható következményeket, megtett intézkedéseket és kapcsolattartót. A hatósági és érintetti bejelentésről az előfizető mint adatkezelő dönt, az adatfeldolgozó segítséget nyújt.

Visszaadás és törlés

A szerződés megszűnésekor a megrendelő a rendelkezésre álló exportfunkcióval vagy írásos kérelemmel kérheti az adatok átadását, illetve törlését, a jogszabály által kötelezően megőrzendő adatok kivételével. A jelenlegi rendszerben nem minden adatkategóriára működik automatikus, egységes 30 napos törlési folyamat; a kérelem végrehajtását és az esetleges kivételeket egyedileg vissza kell igazolni. A mentések ciklusát és a visszaállított adatok ismételt törlését az üzemeltetési nyilvántartás szerint kell kezelni.

Hatály és elsőbbség

E feltételek az ÁSZF-fel együtt érvényesek. Adatvédelmi tárgyú ellentmondás esetén e dokumentum elsőbbséget élvez. Egyedi adatfeldolgozási megállapodás kizárólag írásban térhet el tőle.