Adatfeldolgozási feltételek

Felek és szerepek

E feltételek az AITelo ÁSZF részét képezik. Az előfizető a saját ügyfelei, hívott és hívó felei, munkatársai és integrációs kapcsolatai személyes adatai tekintetében adatkezelő; Dobó Imre e.v. mint AITelo-szolgáltató adatfeldolgozó. Ha a felek egy adott adatkezelésnél ettől eltérő szerepben járnak el, azt külön írásban rögzítik.

A feldolgozás tárgya és időtartama

Tárgy: Telefonos AI-ügynök, tudásbázis, chat, leirat, lead, foglalás, kampány, tool és integráció működtetése
Időtartam: Az előfizetési szerződés fennállása és a megszűnés utáni törlési/átadási időszak
Műveletek: Fogadás, rögzítés, rendszerezés, tárolás, lekérdezés, továbbítás, összevetés, korlátozás és törlés
Érintettek: Hívók, hívott személyek, érdeklődők, ügyfelek, kapcsolattartók, munkatársak és chatfelhasználók
Adatkategóriák: Azonosító és kapcsolati adatok, kommunikáció tartalma, leirat, foglalási és leadadat, technikai metaadat és tool-eredmény

Dokumentált utasítás és jogszerűség

Az adatfeldolgozó kizárólag az előfizetési szerződés, az adminfelületen beállított és auditált konfiguráció, valamint az előfizető további írásos utasítása alapján kezel adatot. Ha egy utasítás megítélése szerint sérti az adatvédelmi jogot, erről haladéktalanul tájékoztatja az előfizetőt és a végrehajtást a tisztázásig felfüggesztheti.

Az előfizető felel a jogalapért, az érintetti tájékoztatásért, a kimenő hívási listák jogszerűségéért, a megőrzési időkért, a toolokba és integrációkba küldött adatokért, valamint azért, hogy az AI-folyamat ne hozzon tiltott vagy emberi felülvizsgálatot igénylő döntést.

Az adatfeldolgozó kötelezettségei

Bizalmasan kezeli az adatokat, és csak titoktartásra kötelezett személynek ad hozzáférést.
Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket tart fenn, beleértve a titkosítást, tenant-izolációt, hozzáférés-kezelést, naplózást és mentést.
Ésszerű segítséget nyújt az érintetti kérelmek, adatvédelmi hatásvizsgálat, hatósági konzultáció és megfelelőség igazolásához.
Személyes adatot saját marketingre, modelltréningre vagy az előfizető utasításával össze nem egyeztethető célra nem használ.
A szükséges információt rendelkezésre bocsátja, és évente legfeljebb egy, arányos, titoktartás mellett végzett auditot lehetővé tesz.

Alfeldolgozók

Az előfizető általános felhatalmazást ad az alábbi kategóriák és az aktivált funkciók szerinti szolgáltatók igénybevételére. Az adatfeldolgozó az alfeldolgozóra legalább azonos adatvédelmi kötelezettséget hárít, és annak teljesítéséért felel.

Hostinger International Ltd. – infrastruktúra és mentés (EU).
OpenAI Ireland Ltd. és szerződéses alfeldolgozói – valós idejű AI és transzkripció.
Telnyx Ireland Limited / Telnyx LLC és hálózati partnerei – telefónia.
Ollama, Inc. és infrastruktúra-partnerei – engedélyezett szöveges AI-feladatok.
Az admin által beállított SMTP-szolgáltató – tranzakciós e-mail.
Stripe Payments Europe, Ltd. – aktivált online számlázás esetén.
Az előfizető által kezdeményezett AIBooking és egyéb integrációk.

Új, érdemi alfeldolgozó bevonásáról az aktív előfizető előzetesen értesítést kap. Megalapozott adatvédelmi kifogás esetén a felek alternatívát keresnek; ha ez nem lehetséges, az érintett funkció vagy a szerződés megszüntethető.

Nemzetközi adattovábbítás

EGT-n kívüli feldolgozás esetén az adatfeldolgozó megfelelőségi határozatot, EU általános szerződési feltételeket, megfelelő kiegészítő intézkedéseket vagy más jogszerű továbbítási mechanizmust alkalmaz. Az előfizető kérésére az alkalmazott garanciák lényegi leírása rendelkezésre áll.

Adatvédelmi incidens

Az adatfeldolgozó az előfizetőt indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint az észleléstől számított 48 órán belül értesíti az előfizetői adatokat érintő incidensről. Az értesítés tartalmazza az ismert eseményt, érintett adatokat és személyeket, várható következményeket, megtett intézkedéseket és kapcsolattartót. A hatósági és érintetti bejelentésről az előfizető mint adatkezelő dönt, az adatfeldolgozó segítséget nyújt.

Visszaadás és törlés

A szerződés megszűnésekor az előfizető a rendelkezésre álló exportfunkcióval vagy írásos kérelemmel kérheti az adatok átadását. Az adatfeldolgozó ezt követően – jogszabályi megőrzés hiányában – az aktív rendszerekből legfeljebb 30 napon belül törli az adatokat. A titkosított gördülő mentésekből az adatok a legfeljebb 14 napos ciklus végén esnek ki; visszaállítás esetén a törlési kötelezettség újra alkalmazandó.

Hatály és elsőbbség

E feltételek az ÁSZF-fel együtt érvényesek. Adatvédelmi tárgyú ellentmondás esetén e dokumentum elsőbbséget élvez. Egyedi adatfeldolgozási megállapodás kizárólag írásban térhet el tőle.